Come leggere un contratto di lead generation: le clausole da controllare

Un contratto di lead generation o di appuntamenti si firma di solito dopo una buona call commerciale, con poca voglia di leggere dieci pagine di condizioni generali. È il momento in cui conviene rallentare. Le differenze tra un fornitore e l'altro, che a voce sembrano sfumature, nel contratto diventano obblighi precisi: cosa si paga, quando, per che cosa e con quali possibilità di contestare. Questo articolo segue l'ordine in cui un contratto è scritto di solito e indica, sezione per sezione, la clausola da cercare e la domanda da fare. Le domande da porre prima, in call, sono in /blog/cosa-chiedere-a-un-fornitore-di-appuntamenti-b2b. Qui si parla di cosa deve restare scritto.

La prima pagina: chi è la controparte

La prima riga del contratto dice con chi si firma: ragione sociale, sede legale, partita IVA o numero equivalente. Va letta con attenzione, perché il marchio presentato in call non coincide sempre con la società che firma. Se la controparte ha sede all'estero, cambiano due cose: la legge applicabile e il giudice competente. Tra imprese il regolamento europeo 1215/2012 consente di scegliere il foro, e molti contratti indicano quello del fornitore. In caso di disaccordo, una causa in un altro Paese costa spesso più del contratto stesso, e il cliente rinuncia prima ancora di cominciare. La domanda da fare è semplice: in caso di controversia, dove e con quale legge si discute?

L'oggetto: che cosa si compra esattamente

La clausola sull'oggetto è la più importante e spesso la più vaga. «Fissazione di appuntamenti con potenziali clienti» non dice quasi nulla. Una buona definizione indica il ruolo della persona che partecipa, la dimensione e il settore dell'azienda, la durata minima e la modalità dell'incontro, e soprattutto il momento in cui l'incontro conta: quando viene fissato in calendario, quando la persona si presenta, o quando la conversazione si è svolta ed è stata confermata. Sono tre oggetti diversi, come spiegato in /glossario/meeting-erogato. Se il contratto non dice quale dei tre si sta comprando, lo deciderà la fattura.

Le contestazioni: termine, prove e chi decide

Anche con una buona definizione, qualche incontro risulterà fuori criterio: un ruolo diverso da quello concordato, un'azienda troppo piccola, una persona che non si presenta. Il contratto deve dire come si contesta. Tre elementi da cercare: il termine entro cui la contestazione va fatta, che deve essere ragionevole e decorrere dall'incontro e non dalla fattura; le prove ammesse, come il report o la trascrizione della conversazione; e chi decide in caso di disaccordo. Una clausola che considera accettato ogni incontro non contestato entro due giorni sposta tutto il rischio sul cliente. Il caso della mancata presentazione merita una riga a parte, descritta in /glossario/no-show e in /blog/no-show-b2b-quanto-pesa-e-chi-deve-pagarlo.

Il corrispettivo: quando matura

Più dell'importo conta il momento in cui il compenso matura. Le formule più comuni sono tre: una quota iniziale pagata prima di qualsiasi risultato, una tariffa che matura alla prenotazione dell'incontro, un compenso che matura solo a incontro svolto. Spesso si combinano. Le clausole da leggere riguardano la quota iniziale, di cui si parla in /glossario/fee-di-attivazione e in /blog/fee-di-attivazione-quando-e-giustificata, gli eventuali minimi garantiti o canoni che maturano anche senza incontri, e le spese a parte, come strumenti, liste o domini fatturati separatamente. Il confronto tra i modelli economici è in /modelli: il contratto deve dire con chiarezza quale si sta firmando.

Durata, rinnovo e recesso

Tre clausole viaggiano insieme. La durata minima indica per quanto tempo il cliente è vincolato, e va confrontata con il tempo realistico per vedere i primi risultati. Il rinnovo tacito trasforma un contratto di sei mesi in un contratto di un anno se la disdetta non arriva entro una certa data, a volte con un preavviso di novanta giorni. Il recesso dice se e come si può uscire prima: l'articolo 1373 del codice civile consente di attribuire a una parte la facoltà di recedere, e il contratto può prevedere un corrispettivo per farlo. Una penale di recesso pari ai mesi residui equivale, di fatto, a non avere un recesso. Conviene segnare in agenda la data entro cui disdire, il giorno stesso della firma.

Dati, liste e domini: di chi restano

Durante il rapporto il fornitore raccoglie nomi, conversazioni, risposte e spesso invia messaggi da domini registrati per l'occasione. Il contratto deve dire tre cose. Primo, i ruoli nel trattamento dei dati personali: chi è titolare e chi agisce per suo conto, con l'accordo previsto dall'articolo 28 del regolamento europeo quando il fornitore tratta dati per conto del cliente; il quadro è in /glossario/gdpr-b2b. Secondo, cosa riceve il cliente alla fine: lo storico delle conversazioni, le aziende contattate e le loro risposte, in un formato utilizzabile. Terzo, di chi sono i domini di invio e cosa succede loro alla chiusura, tema descritto in /glossario/dominio-dedicato. Un contratto che tace su questi punti lascia al cliente un servizio finito e nessuna memoria di quello che è stato fatto.

Esclusiva e conflitti di interesse

Un fornitore che lavora nello stesso periodo per un concorrente diretto scrive agli stessi decisori, a volte con messaggi simili. Il contratto può prevedere un'esclusiva per settore o per area, limitata nel tempo, oppure almeno l'obbligo di dichiarare i clienti in conflitto. Va letta anche la clausola opposta, quella che vieta al cliente di assumere le persone del fornitore: è comune e ragionevole, purché abbia una durata e un ambito definiti. L'esclusiva ha un costo per il fornitore, e se non è scritta non esiste.

Responsabilità e clausole da firmare due volte

Le condizioni generali contengono quasi sempre limitazioni di responsabilità. Due regole del codice civile aiutano a leggerle. L'articolo 1229 rende nullo il patto che esclude o limita in anticipo la responsabilità per dolo o colpa grave. L'articolo 1341, secondo comma, stabilisce che alcune clausole delle condizioni generali, tra cui le limitazioni di responsabilità, la facoltà di recesso, la tacita proroga e le deroghe alla competenza del giudice, hanno effetto solo se approvate specificamente per iscritto: è la seconda firma in fondo al contratto. Prima di apporla conviene rileggere una per una le clausole elencate, perché quella firma vale proprio per loro.

Un metodo per la lettura

Prima di firmare si può riassumere il contratto in una pagina, con otto righe: chi firma e dove ha sede, cosa si compra e quando un incontro conta, come si contesta, quando matura il compenso, quanto dura e come si disdice, di chi restano dati e domini, se c'è esclusiva, quali clausole richiedono la seconda firma. Se una riga resta vuota, la domanda va fatta al fornitore e la risposta va aggiunta al contratto. Nei progetti per le aziende di servizi, descritte in /settori/agenzie-e-servizi-avanzati, questa pagina si rivela utile anche dopo, quando qualcuno chiede perché si è scelto quel fornitore.

Cosa scriviamo nei contratti con i partner

Nel modello pay per meet erogato il compenso matura solo quando l'incontro si è svolto, con il ruolo e l'azienda concordati. I criteri di validità degli incontri si fissano per iscritto nell'assessment strategico, prima della partenza, insieme al modo in cui il partner segnala un incontro fuori criterio.

Ogni incontro arriva con una scheda e con lo storico della conversazione che lo ha generato. È lo stesso materiale su cui si discute quando un incontro viene contestato.

Alla fine del rapporto

Lo storico delle conversazioni e l'elenco delle aziende contattate, con le loro risposte, restano a disposizione del partner. Gli invii partono da un'infrastruttura dedicata gestita da UNEEK, separata dal dominio principale del partner, che resta fuori dalle campagne.